Управление договорами

Когда нужна система согласования договоров?

В крупных компаниях договор до его подписания и передачи контрагентам проходит целый ряд согласований и утверждений, поочередно попадая на стол менеджеру по продажам, юристам, бухгалтерам и финансовому директору, директору по производству и, наконец, генеральному директору. Такая система является необходимой, но порождает целый ряд сложностей, знакомых каждому:

• Договора и другие документы согласуются необоснованно долго. Длительное согласование приводит к потере контрактов, ухудшению имиджа компании, увеличению числа недовольных клиентов;
• В случае отказа от согласования одним из участников процесс стартует заново. При этом те, кто уже согласовал документ до этого, не знают причину, по которой он не был согласован другим сотрудником и какие изменения внесены в документ. Согласующему приходится анализировать весь документ на предмет изменений.
• Специалист, ответственный за согласование документа или договора, не обладает актуальной информацией о том, кто его уже согласовал, а кто еще нет. У него нет понимания, «кто тормозит процесс»;
• Сотрудники тратят рабочее время на поиск согласующих, ожидание результатов работы коллег, на уведомление их лично или по электронной почте о необходимости согласования того или иного документа;
• Дополнительное время уходит на поиск документов и сравнение различных версий, что может продолжаться несколько дней;
• Нет сводной информации о процессах согласований в компании, возможности проанализировать и оптимизировать организацию работ с документами.

Как изменить ситуацию?

Чтобы ускорить процесс согласования и сделать его прозрачным и управляемым, вам необходимо внедрить в своей компании информационную систему согласования договоров, например, на платформе Microsoft SharePoint.

В информационной системе ответственный за подписание договора сотрудник создает электронную форму договора и направляет ее на согласование. Фактически, если это позволяет корпоративный регламент, договор можно отправить сразу всем согласующим лицам. В любой момент инициатор договора может уточнить, на каком из согласующих произошла задержка, и ускорить процесс с помощью автоматических уведомлений, рассылаемых участникам процесса.

Единое информационное пространство, в котором происходит весь процесс согласования, избавляет сотрудников от рутинной работы по управлению файлами, версиями договоров, сокращает вероятность попадания старых версий на стол руководителю. Возможность участникам процесса работать сразу с серией документов через веб-интерфейс и получать удаленный доступ к необходимой информации из любой точки сокращает время прохождения документа по необходимым инстанциям.

В информационной системе договора после закрытия в автоматическом режиме передаются в архив, что снижает нагрузку на ваших сотрудников и делает быстрым дальнейший поиск и подготовку копий документов.

Основные результаты внедрения системы согласования

• Сокращение времени согласования документов как минимум, в 6 раз;
• Снижение трудозатрат сотрудников, вовлеченных в процесс согласования:
• Ключевого персонала и специалистов - до 30 минут на каждый документ для каждого согласующего;
• Вспомогательного персонала, в том числе секретарей и администраторов - до 2 часов на каждый документ;
• Быстрая окупаемость инвестиций (ROI) – 5 месяцев.

Решение внедрено и успешно используется в самой компании <Микротест>. Мы - не сапожники без сапог, как это часто бывает. Система согласования договоров внедрена во всех офисах компании, что значительно ускорило как процессы согласования договоров - в 6 раз, так и процессы совместной работы над документами. В настоящее время системой пользуется более 500 человек. Работу системы у нас в офисе вы можете посмотреть в любое время.

Почему Микротест?

• Опыт автоматизации документооборота в крупных российских компаниях, лидерах отрасли;
• Возможность демонстрации заказчику живой работающей системы и получаемых эффектов;
• Наличие отраслевой экспертизы;
• Наивысший партнерский статус Microsoft Gold Certified Partner. Подтвержденные корпорацией Microsoft компетенции и опыт внедрений в области построения информационных порталов, систем совместной работы и электронного документооборота (Information Worker Solutions);
• Проектные технологии, основанные на 16-летнем опыте компании и проектных технологиях ведущих мировых вендоров. Система качества <Микротест> сертифицирована по ISO 9001-2001
• Офисы компании в крупнейших регионах России: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Новосибирск, Краснодар.