MT DocManager - комплексная автоматизация делопроизводства и управления договорами

MT DocManager – тиражируемое решение, разработанное компанией «Микротест», по построению системы электронного документооборота, созданное на платформе Microsoft SharePoint. DocManager позволяет проводить полный цикл работ по оптимизации делопроизводства, документооборота и управления договорами.

Функциональность

MT DocManager обладает всей необходимой функциональностью для работы с документами в компании – регистрации, управлении, совместной работы, поиска и хранении данных. Согласно отчетам IDC, использование решений по организации документооборота типа MT DocManager позволяет достичь уровня возврата инвестиций (ROI) до 1000%.

Регистрация документов

• MT DocManager позволяет типизировать основные виды документов, с которыми работают в компании. Это происходит с помощью преднастроенных карточек документов;

• Механизм назначения регистрационных номеров позволяет автоматически генерировать номера документов согласно преднастроенным правилам.

• Решение MT DocManager поддерживает связанные документы. Входящий документ содержит редактируемый список связанных с ним файлов, что позволяет быстро понять, какие бизнес-процессы и сотрудники должны быть подключены для обработки документа.

Формирование поручений и резолюций

• С помощью механизма делегирования одно и тоже поручение может быть отправлено для исполнения сразу нескольким сотрудникам.
• Механизм заместителей позволяет перенаправлять задачу в случае отсутствия сотрудника на месте его заместителям или коллегам.
• В рамках каждого поручения решение MT DocManager позволяет помимо исполнителя назначить специального контролера, который проверит корректность выполнения поручения.

Бизнес – процессы

Решение MT DocManager позволяет сделать бизнес-процессы прозрачными и повысить их результативность. С внедрением DocManager в вашей компании уменьшится время на поиск и согласование документов, сократится объем потери данных, а руководители получат инструменты контроля деятельности подчиненных. Кроме того, решение «Микротест» обладает рядом индивидуальных особенностей, которые позволят снизить затраты на разработку и выполнение бизнес-процессов в компании:

• DocManager дает возможность конфигурировать маршрут бизнес-процесса непосредственно во время его запуска и, как следствие, сокращать время создания процесса и повышать его результативность.;
• Функционал параллельного и последовательного согласования дает гибкие возможности для работы в рамках конкретного бизнес-процесса. В то время как задачи в рамках одного процесса могут выполняться параллельно, каждый этап выполняется последовательно;
• Все события, происходящие в системе документооборота, сопровождаются уведомлениями заинтересованных пользователей по электронной почте. Это позволяет сотрудникам оперативно реагировать на изменения в документах;
• Решение MT DocManager содержит реализацию наиболее распространенных бизнес-процессов делопроизводства предприятий РФ:

1. Резолюция;
2. Ознакомление;
3. Согласование внутренних и исходящих документов;
4. Исполнение;
5. Согласование бюджетов и договоров.

Возможности системы

Решение MT DocManager обладает богатыми функциональными возможностями, как в рамках интеграции с другими приложениями, так и в рамках поддержки работы в offline режиме и обеспечении безопасности данных. Основные возможности DocManager следующие:

• Интеграция с настольными приложениями:

1. MS Word;
2. MS Excel;
3. MS Outlook;

• Поддержка электронной цифровой подписи;
• Возможность работы в offline;
• Поиск по всем объектам системы;
• Иерархические справочники;
• Возможность групповой работы с документами. ;
• Журналы бизнес-процессов с сохранением всей истории работы по процессу;
• Журналы версий с аудитом всех изменений документов.

Внедрение решения: срок от 1 недели

• Внедрение базового функционала MT DocManager
  Внедрение базового функционала MT DocManager занимает рекордно короткие сроки - 1 неделю.
• Разработка решения на базе MT DocManager
  Внедрение MT DocManager с внесением изменений в логику работы решения состоит из следующих пунктов:
• Интеграция с внешними системами;
• Модификация рабочих процессов;
• Модификация почтовых оповещений;
• Доработка отчетов;
• Модификация навигационной структуры.

Внедрение MT DocManager с типовым набором доработок занимает 2 месяца.

Техническая поддержка

Любое внедрение MT DocManager включает в себя сервис годовой технической поддержки «Микротест».

Архитектура

MT DocManager может быть развернут, как на платформе Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0), так и на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007).

Архитектура решения состоит из следующих компонентов:

• Сервер доступа Microsoft Internet Information Server отвечает за приём, обработку и диспетчеризацию запросов поступающих от пользователей;
• Сервер приложений Microsoft Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0, обеспечивает выполнение бизнес-логики системы;
• Сервер базы данных - Microsoft SQL Server обеспечивает хранение всех данных системы.

Ключевыми характеристиками данной архитектуры являются:

• Безопасность. Подтвержденная безопасность на базе Microsoft Active Directory. В решение «Микротест» реализована модель разграничения прав доступа, построенная на ролевом принципе. Поддержка ЭЦП.
• Масштабируемость. Архитектура поддерживает кластеризацию, как на уровне серверов приложений, так и на уровне серверов управления базами данных.
• Открытость. Архитектура строится на базе платформонезависимых веб-сервисов и протоколов HTTP, WebDAV. Открытая архитектура предоставляет большие возможности по интеграции с внешними системами класса ERP, CRM и т.д.

Свяжитесь с нами