Совместная работа с документами, автоматизация документооборота

Типовые проблемы

Совместная разработка материалов и договоров, использование утвержденной версии шаблона, пересылка вариантов документов друг другу – все это неотъемлемые части ежедневной работы любого сотрудника современной компании. Однако эти простые действия без системы автоматизации документооборота вызывают целый ряд трудностей:

Совместная разработка текстового документа:

• Перегрузка почтовых систем и переполнение почтовых ящиков;
• Синдром - «У кого последняя версия?». Потеря актуальной версии;
• Ручное слияние 2-х и более версий;

Доступ к документу, разработанному другим сотрудником:

• Найти телефон сотрудника;
• Дозвониться до сотрудника;
• Получить доступ к ПК сотрудника;

Поиск документа:

• Время на поиск в архиве почты;
• На локальном диске 5 документов: «Название_1.doc», «Copyof Название_1.doc», «Название_Новый.doc», «Название4.doc», «Наз~1.doc»;
• Сравнение версий;

Безопасность:

• Не регламентирован доступ к документам;
• Документы хранятся на общедоступных файловых серверах;
• Зачастую документы, представляющие коммерческую тайну, оказываются в свободном доступе;
• Нет механизмов удостоверения автора изменений или всего документа - документ легко подделать.

Как изменить ситуацию?

Решить все эти проблемы помогает использование Microsoft SharePoint в качестве системы автоматизации документооборота. Участвующие в подготовке документа сотрудники, не выходя из среды портала и работая исключительно в привычных форматах документов линейки MS Office, вносят правки в документ и отслеживают изменения. Microsoft SharePoin позволяет:

• Сохранять документы непосредственно на сервере SharePoint;
• Хранить историю работы с документом, отслеживать авторов правок, принимать и отклонять изменения;
• Настраивать права доступа к документам (просмотр, копирование, редактирование);
• Предоставить удаленный доступ к документам посредством web-технологий;

Результаты

• Сокращение сроков создания документов позволяет получать готовые бумаги на 30% быстрее, чем раньше;
• Снижение трудозатрат сотрудников на подготовку документа на 25%;
• Экономия до 20% средств на бумажные носители;
• Поиск необходимого документа по ключевым словам или параметрам занимает менее 30 секунд;

Почему «Микротест»?

• «Микротест» разрабатывает для вас решение, основанное на индивидуальных потребностях вашей компании;
• Опыт автоматизации документооборота в крупных российских компаниях, лидерах отрасли;
• Возможность демонстрации вам живой работающей системы и получаемых эффектов – вы можете посмотреть, как сотрудники «Микротест» работают в системе;
• Наивысший партнерский статус Microsoft Gold Certified Partner. Подтвержденные корпорацией Microsoft компетенции и опыт внедрений в области построения информационных порталов, систем совместной работы и электронного документооборота (Information Worker Solutions);
• Проектные технологии, основанные на 16-летнем опыте компании и проектных технологиях ведущих мировых вендоров. Система качества «Микротест» сертифицирована по ISO 9001-2001
• Офисы компании в крупнейших регионах России: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Новосибирск, Краснодар.

Свяжитесь с нами