«Микротест» помогает крупной логистической компании управлять персоналом

«Важным фактором оценки проекта для нас были сроки выполнения работ. Следует отметить, что «Микротест» справился с поставленной задачей успешно – высокое качество выполнения работ, готовность к работе в сверхурочное время, профессиональная организация коммуникаций на проекте позволили выполнить все задачи в запланированные сроки и даже быстрее.»

Д.П. Щербаков, зам.генерального директора «НЛК»

О заказчике

Itella Logistics является логистическим оператором, головной офис которого расположен в Северной Европе, предоставляющим услуги сервисной логистики по всему миру через собственные филиалы и партнерскую сеть. Мы предоставляем эффективные и надежные логистические услуги, соответствующие потребностям наших клиентов. На территории России компания работает под брендом ItellaNLC.
Бренд был создан в 2008 году после приобретения ООО "Национальная Логистическая Компания" - лидера российской контрактной логистики.

Задача проекта

Руководство компании приняло решение о переводе используемой в компании системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» на новую версию 2.5, соответствующую законодательству РФ, с помощью специалистов компании-интегратора. Основными предпосылками для запуска проекта перехода стали следующие факты:

• Используемая конфигурация, благодаря внесенным в нее существенным доработкам, не может обновляться стандартными методами, поэтому поддержка изменений законодательства требует больших трудозатрат и недостаточно оперативна;
• Множество необходимых для пользователей функций уже реализовано в последних версиях «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
• Силами собственных специалистов обновление осуществить не удалось.

Для выбора партнера компания ItellaNLC провела конкурс, в результате которого исполнителем проекта была выбрана компания «Микротест». Решающими факторами выбора в пользу «Микротест» стали: большой опыт проектов в области управления персоналом в компаниях со штатом до 7 000 человек, высокий уровень профессионализма и обоснованное предложение по исполнению проекта в максимально сжатые сроки.

Решение

Специалисты «Микротест» для реализации проекта использовали проектный подход, позволяющий поэтапно и слаженно осуществить переход на новую систему и позволяющий отразить все требования функциональных заказчиков в новой системе. Основной сложностью проекта была необходимость соблюдения жесткого графика выполнения проекта, что требовало со стороны специалистов «Микротест» готовность к сверхурочной работе и высочайшего качества сбора информации и подготовки проектных документов. В рамках проекта специалисты «Микротест» провели сбор требований специалистов ItellaNLC и подготовили техническое задание на разработку нового решения, учитывающее необходимость минимального вмешательства в типовой функционал «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для возможности дальнейшего корректного обновления системы стандартными средствами «1С». Новое решение на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для компании ItellaNLC, разработанное специалистами «Микротест» автоматизирует задачи кадрового учета, расчета заработной платы, подбора персонала, учета обучения, страхования и мотивации персонала, и учитывает различные специфические требования компании. Например:

• Автоматическая нумерация документов по правилам компании;
• Комплекс гибких отчетов;
• Расчет остатков отпусков, включая множество видов ежегодных дополнительных отпусков;
• Формирование проводок с преобразованием аналитики;
• Загрузка из АРМ Табель с автоматическим созданием документов в «1С:ЗУП 8»;
• Групповое формирование ведомостей на выплату;
• Разграничение прав доступа;
• Учет в разрезе структуры организации, включая аналитику по площадкам, архивацию подразделений;
• Подсистема подбора персонала с регистрацией результатов прохождения этапов собеседований и передачей кандидатов в отдел кадров для оформления приема.

После этапа разработки системы специалисты «Микротест» обучили персонал работе с системой. Из используемой ранее системы осуществлена загрузка персональных данных, данных для расчета среднего заработка и остатка отпусков. Выполнена загрузка данных по налогам с конвертацией их по требованиям текущего законодательства. В результате налоговая отчетность и отчетность в фонды за предыдущий год была сдана уже из новой cистемы.

Количество пользователей составило 50 человек в головной компании и 6 региональных представительствах. Пользователи из регионов работают в терминальном режиме.

Достигнутый результат

В результате реализации проекта компания ItellaNLC получила следующие преимущества:

• Система соответствует законодательству и имеет возможность обновления;
• Разграничение прав доступа обеспечивает защиту персональных данных;
• Гибкость отчетов позволяет анализировать данные в новых разрезах без обращения к программистам, а это – экономия времени и прозрачность данных;
• Рабочее место менеджера по подбору персонала обеспечивает эффективную работу;
• Автоматическая нумерация предотвращает ошибки дублирования;
• Более удобная работа с документами по выплате ЗП, все документы формируются из обработки;
• Увеличение скорости формирования регламентных документов (раньше формирование проводок ночь, сейчас – в течение 5-10 минут);
• Данные АРМ Табель в ЗУП загружаются подробно, есть возможность автоматического перерасчета данных;
• Обучение «тонкостям» программы, в результате которого уменьшилось количество «глобальных ошибок» ведения учета.

Особенностью проекта стала эффективная и слаженная работа команд ItellaNLC и «Микротест», что обеспечило быструю реализацию проекта, четкое разграничение зон ответственности, активную включенность специалистов заказчика в проект, возможность сопровождения решения собственными силами заказчика.