Создание единой системы управления персоналом в компании «DHL»

«Специалисты «Микротест» справились с поставленными перед ними задачами. Полученное нами решение соответствует строгим корпоративным стандартам DHL. Автоматизация сложных процессов расчета заработной платы и управленческого учета персонала позволила нам сократить время на ведение рутинных операций и сосредоточиться на повышении качества учета и управленческих функциях».

Елена Петрова,
Директор по работе с персоналом DHL Express в России.

Компания DHL является признанным мировым лидером в области экспресс-доставки и перевозки грузов наземным и воздушным транспортом, в 2009 году отметило 25-летие своей работы в России. DHL сочетает в себе обширную территорию обслуживания с глубоким пониманием местных рынков. Сеть DHL охватывает более 220 стран мира. В DHL работают 300000 высокопрофессиональных сотрудников.

В России компания работает с 1984 года. На сегодняшний день территория, обслуживаемая DHL, охватывает более чем 800 населенных пунктов; DHL имеет более 150 собственных и агентских офисов. Транспортный парк составляет более 700 коммерческих транспортных средств. Численность персонала в России составляет более 2,5 тыс. человек.

Целью запуска проекта стала необходимость создания единой информационной системы по управлению персоналом в представительстве DHL в России, учитывающей корпоративные стандарты компании. Используемая ранее система уже не соответствовала потребностям компании и ограничивала развитие работы с персоналом.

В качестве основных бизнес-задач, которые необходимо было решить на проекте, заказчик назвал необходимость автоматизации следующих процессов:

• Ведение регламентированного кадрового учета в соответствии с российским законодательством;
• Учет персонала в соответствии с корпоративными стандартами;
• Формирование аналитической кадровой отчетности, в том числе
  и на английском языке;
• Табельный учет рабочего времени сотрудников с функцией загрузки заполненных табелей из подразделений;
• Расчет заработной платы с учетом специфики требований головного офиса;
• Возможность загрузки некоторых видов начислений из внешних файлов;
• Расчет налогов и других обязательных взносов во внебюджетные фонды, формирование налоговой и другой отчетности, предусмотренной российским законодательством;
• Формирование проводок по РСБУ, формирование и выгрузка в SUN проводок IFRS.

Целью автоматизации этих задач было уменьшение трудозатрат, связанных с ведением учета персонала и расчетом заработной платы в компании и повышение прозрачности учета.

Для решения этих задач руководство компании DHL приняло решение о проведении тендера на внедрение  решения по управлению  персоналом и расчету заработной платы. В качестве партнера для выполнения проекта была выбрана компания  «Микротест», обладающая значительным опытом работы с международными компаниями, и как результат, понимающей сложности и специфику учета персонала в представительстве.

В качестве платформы для разработки решения компания «Микротест» предложила программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом версия 8», выбор которого был обоснован соответствием требованиям DHL к функциональности и техническим характеристикам решения:

• Максимальное соответствие требований DHL функционалу типового решения;
• Открытый код решения для обеспечения возможности дальнейшего развития системы;
• Высокие показатели быстродействия платформы;
• Широкие возможности по интеграции с решениями других производителей.

Для получения рабочего решения в максимально сжатые сроки специалисты «Микротест» использовали технологию быстрого внедрения, в рамках которой проект был разделен на два этапа:

• 1. Быстрый ввод в эксплуатацию стандартного функционала с минимальными изменениями.
• 2. Расширение функционала решения.

Несмотря на большое количество требований к решению, такой подход позволил сотрудникам DHL начать использовать решение в режиме опытной эксплуатации уже через три месяца после запуска проекта, и в режиме промышленной эксплуатации - через пять.

В ходе проектных работ специалисты компании «Микротест» разработали и внедрили решение, охватывающее все заявленные перед началом проекта задачи компании DHL.

При этом были автоматизированы следующие процессы:

• ведение штатного расписания, формирование приказов об изменении штатного расписания, учет вакансий, формирование специализированного отчета «Штатная расстановка»;
• формирование различных вариантов печатных форм трудового договора, дополнительного соглашения, кадровых приказов по корпоративным шаблонам DHL;
• формирование, выгрузка и загрузка специализированных табелей, контроль пересечения периодов кадровых событий;
• формирование специализированной формы графика работ, графика сменности;
• учет и анализ остатков отпусков - ежегодных основных и дополнительных;
• формирование специализированных и аналитических отчетов по учету рабочего и неотработанного времени (отчетность по FTE, отчеты MARS);
• формирование  корпоративной и специализированной отчетности по кадрам, в том числе по дополнительным аналитикам: Grade, Location, Career level, Function;
• автоматическое формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты  в разрезе различных способов выплаты (касса/банк), различных валют, лицевых счетов сотрудников и типов выплат (аванс/зарплата/отпускные/расчет при увольнении);
• Расчет заработной платы, формирование  корпоративной и специализированной отчетности по расчетным данным;
• формирование проводок как по РСБУ, так и по IFRS (включая перенос данных в программы SunSystems, SunAccounts).

Общее количество пользователей системы составило 20 человек.

Важным результатом проекта стала автоматизация всех задач компании DHL, связанных с управлением персоналом и расчетом заработной платы, в едином решении, учитывающем корпоративные требования.

В результате реализации проекта сотрудники DHL получили такие преимущества, как: 

• единое информационное пространство для управления персоналом и расчета заработной платы;
• уменьшение ошибок ввода информации (вывод диагностических сообщений);
• повышение эффективности управления персоналом;
• упрощение работы со структурой компании;
• значительное увеличение скорости получения сводной информации, отчетов;
• сокращение сроков расчета заработной платы и увеличение возможностей по ее учету;
• автоматизация формирования проводок в соответствии с международными стандартами IFRS.

Благодаря автоматизации данных задач были достигнуты следующие результаты:

• на 30% снижены временные затраты на планово-учетные операции;
• до 1-2 дней сокращены сроки расчета заработной платы;
• с нескольких часов до 5-10 минут увеличена скорость формирования отчетов.